Im Herbst beginnt dann die Massenmigration der BKU nutzenden Gesellschaften. Schritt für Schritt werden die Geschäftsfelder umgestellt. Welches Geschäftsfeld zuerst die neue Version erhält, hängt von verschiedenen Faktoren ab. So sind derzeit weit mehr als 1000 ganz unterschiedliche Anwendungen im Konzern im Einsatz. Diese müssen daraufhin überprüft werden, ob sie kompatibel mit Office 365 sind. Bisher wird zudem vor allem IBM Notes für Kommunikation und Workflows eingesetzt. Dies wird durch Microsoft Outlook ersetzt, sodass für jedes Geschäftsfeld geprüft werden muss, in wie weit automatisierte Workflows entsprechend angepasst werden müssen. Auch der Versand verschlüsselter Mails muss zunächst von der proprietären Notes-Verschlüsselung auf einen Industriestandard gehoben werden, bevor die Systeme reibungslos miteinander arbeiten und Prozesse systemübergreifend funktionieren. Aus diesem Grund werden auch Teams und Abteilungen, die im Tagesgeschäft viel gemeinsam arbeiten, in einem Schritt umgestellt, damit das Arbeiten in der Übergangszeit nicht unnötig erschwert wird.
Dennoch wird es in der Übergangszeit dazu führen, dass vereinzelt parallel mit dem bisherigen System und Office 365 gearbeitet werden muss. „Das wird die praktische Arbeit beeinflussen“, bestätigt Rainer Hiller, verantwortlich für Projektkommunikation und Change Management. Beispielsweise können Mitarbeiter, die zukünftig Outlook für ihre Terminplanung nutzen, dort nur die freien Zeiten anderer Outlook-Anwender sehen. Um „Notes-Kollegen“ in einen Termin einzubeziehen, müssen sie zusätzlich deren Verfügbarkeit in Notes prüfen. Der eigentliche Termin kann dann für beide Gruppen aus Outlook heraus versandt werden. Auch Serientermine per E-Mail führen aufgrund unterschiedlicher Logiken von Notes und Outlook mitunter zu unerwünschten Konstellationen – hier sollten die Anwender trotz des höheren Aufwands lieber Einzeltermine verschicken. Auch Führungskräfte und ihre Assistenz werden nur gemeinsam umgestellt, da an dieser Stelle Tätigkeiten wie Vertretung, Kalendereinsatz oder Ähnliches mit zwei unterschiedlichen Systemen nicht funktionieren. Natürlich bedeutet das für die Mitarbeiter eine Eingewöhnungszeit.
Veränderung der Arbeitskultur
Dies zeigt, dass es mit der Umstellung auf die neue Software allein nicht getan ist. Auch Arbeitsweisen müssen im Rahmen der Umstellung neu gedacht werden. Damit die Mitarbeiter sich schnellstmöglich wieder mit der eigentlichen Arbeit und nicht mit den Änderungen der Software beschäftigen können, ist ein umfassendes Begleitprogramm sowohl zum Erlernen der neuen Tools als auch zum Umgang mit den Veränderungen geplant. So werden die vielfältigen Möglichkeiten der neuen Zusammenarbeit vermittelt, die Office 365 bietet. „Wie arbeiten wir zusammen, wie verhalten wir uns im Team und wie setzen wir die neuen Mittel ein, die uns zur Verfügung gestellt wurden?“, bringt Rainer Hiller die wichtigsten Fragestellungen auf den Punkt.
In Workshops legen Teams zum Beispiel fest, wie sie mit neuen, zentralen Ablagemöglichkeiten, geteilten Dokumenten und neu zu erarbeitenden Strukturen effizienter arbeiten können. Dies beinhaltet auch den Umgang mit gespeicherten Dateien: „Die Informationshoheit, das Eigentum an einem Dokument, hört mit Office 365 auf. Für den Einzelnen ist das eine radikale Veränderung – mit erhöhtem Konfliktpotenzial für das Team. Das sind Umstellungsprozesse, die moderiert werden müssen“, sagt Rainer Hiller. Gemeinsam werden Regeln entwickelt, an die sich alle im jeweiligen Team halten. Anschließend wird dann erklärt, wie sich das technisch umsetzen lässt.
Die Community hilft
Darüber hinaus stellt DB Systel eine neue IT Support Community zur Verfügung, die eine besondere Form der Unterstützung anbietet. In diesem vom IT-Helpdesk betreuten Forum finden Anwender Antworten auf ihre Fragen zu Office 365, können selbst eigene Fragen stellen und sich auch gegenseitig helfen. Bereits in der Pilotphase wird diese Community gut angenommen und stark genutzt. Zum Rollout werden eine breite Wissensbasis verfügbar und viele auftretende Fragen bereits beantwortet sein.
Einer erfolgreichen Umstellung auf Office 365 steht also nichts im Weg. Die Mitarbeiter dürfen sich darauf freuen, künftig mit der modernsten, stets aktuellen Bürosoftware zu arbeiten und die vielen Möglichkeiten der neuen Zusammenarbeit nutzen zu können. Und damit einen weiteren Schritt zum Arbeitsplatz 4.0 gemeinsam zu gehen.
